Proceso Gestión de Viajes
Proceso Gestión de Viajes
Dentro del Proyecto de Reingenieria de Procesos, se rediseño el Proceso de Gestión de Viajes, por lo cual desde el mes de noviembre las solicitudes de gastos de viaje deben hacerse exclusivamente desde Docuware, conforme con las instrucciones dadas en las capacitaciones realizadas durante los meses de Septiembre y Octubre.
Los invitamos a consultar los documentos relacionados con el Proceso de Gestión de Viajes a través de la herramienta ISOlución, donde podran encontrar el DSP-GOP-GVI-001 Instructivo Solicitud de gastos de viaje a través de Docuware.
Las solicitudes de viaje de: consultorías, cátedras de posgrados y eventos se seguirán manejando con el proceso manual, mientras se finaliza la parametrización de los flujos de aprobación en Docuware.
Si tiene inquietudes o desea aclaraciones, por favor envíe un correo a compras@utadeo.edu.co o comuníquese con la extensión 1340.
OBJETIVO
Aplicar los lineamientos a tener en cuenta, para la gestión de los trámites de viajes nacionales e internacionales, relacionados con los eventos, de los funcionarios y contratistas de la Universidad Jorge Tadeo Lozano
ALCANCE DEL PROCESO
El proceso empieza desde la solicitud formal del viaje, mediante el diligenciamiento del Formato de Solicitud de Viajes, con la previa revisión del Jefe hasta la gestión de compra y finaliza con la legalización de gastos de viaje.
Dentro del proceso se definen los siguientes lineamientos:
* Tipos de gasto aprobados dentro de los gastos de viaje.
* Tarifas establecidas por criterios como: categoría del solicitante, lugar de destino, valores autorizados. A partir de esta información se define el máximo valor a entregar al funcionario.
* Otros gastos que la Universidad reconocerá como Gasto de Viaje
* Gastos no reconocidos
* Desplazamientos en municipios de Cundinamarca y departamentos vecinos.
* Tipos de moneda autorizados
* Políticas para cancelación de viajes por motivos personales o laborales
El detalle del proceso puede ser consultado en la ficha técnica, que podrá consultar en iSolución bajo el código FTC-GOP-GVI-001.
SOLICITANTE: Funcionario administrativo, académico o docente que hará el viaje
REVISOR: Jefe inmediato del funcionario que solicita el viaje; debe validar los motivos y fechas de viaje.
ANALISTA: Funcionario del área de compras encargado de hacer la liquidación y cotización de los distintos conceptos. Posteriormente realiza los procesos de compra correspondiente.
APROBADOR: Encargado de la aprobación del viaje; generalmente es el director del área que tiene asignado el presupuesto (con excepción de los proyectos de investigación).
RECTORÍA: Área encargada de la aprobación de viajes internacionales.
PREPARADOR: Funcionario encargado de elaborar la solicitud de compra en el sistema.
Esta es una de las actividades nuevas del proceso, la cual se definió principalmente para que los auxilios entregados a los funcionarios no afecten su base de cálculo para la Declaración de Renta. Se resume a continuación:
• Una vez la solicitud de viaje haya sido aprobada, el funcionario imprime la carta de autorización de descuento por nómina, que viene dentro del archivo.
• Debe validar el valor autorizado como auxilio de traslado; este dato debe ser diligenciado en el espacio establecido dentro de la carta. Finalmente debe firmarla y entregarla físicamente en la jefatura de compras, para poder solicitar el giro del auxilio a Contabilidad.
• Una vez realizado el viaje, debe hacer la legalización del anticipo, de acuerdo con los lineamientos del sub-proceso de legalización de anticipos.
1. Proceso 100% digital, desde el diligenciamiento del formato hasta la aprobación. Esto impacta favorablemente las iniciativas de cero papel, ya que evita la impresión de más 1.000 hojas por año, y además permite el aprovechamiento de los recursos tecnológicos para evitar desplazamientos por distintas oficinas para conseguir las autorizaciones.
2. Se definieron varios flujos de aprobación, dependiendo del tipo de viaje que se vaya a realizar. Según el perfil del funcionario, se habilitarán los formatos respectivos. Los principales flujos son:
- * NACIONAL – FUNCIONARIOS (ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS)
- * NACIONAL – DESARROLLO PROFESORAL E INCENTIVOS
- * INTERNACIONAL – (FUNCIONARIOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS)
- * INTERNACIONAL – DESARROLLO PROFESORAL E INCENTIVOS
- * PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
3. Su integración con Oracle eBusiness Suite permite conocer cuál es la solicitud de compra que soporta el trámite del viaje autorizado; esta información facilita las actividades de seguimiento de los trámite.
4. La conexión a la plataforma Docuware se hace a través del directorio activo de la Universidad, con el mismo usuario y contraseña con la que el funcionario accede a su equipo y cuenta de correo, por lo cual no se requiere un usuario adicional, o ingresar sus credenciales cuando deba ingresar a la aplicación. Esto es muy relevante a nivel de seguridad, ya que el proceso solo se puede realizar desde el computador asignado al funcionario.
5. Los flujos de aprobación se inician a partir de “sellos digitales”, que reemplazan las firmas; estos sellos se activan en cada usuario de acuerdo con el perfil asignado (solicitante, revisor, aprobador).
6. En todos los casos, cada paso del proceso genera una notificación por correo electrónico, que llegará al funcionario responsable de cada actividad; desde la notificación recibida se puede acceder directamente al documento para los trámites respectivos.
7. El esquema permite hacer trazabilidad del proceso en cada una de sus etapas, ya que se almacenan las fechas de cada paso. El funcionario que solicita el viaje puede ingresar en cualquier momento a Docuware y validar cómo va el proceso de aprobación de su solicitud.
8. Una vez se finaliza el proceso por parte de la Jefatura de compras, se envían notificaciones al funcionario y a Gestión Humana, que tendrá en cuenta esa información en caso de algún incidente durante el viaje.