En la cadena de valor del servicio de adquisición y entrega de bienes y servicios, se identifican los siguientes procesos o subprocesos:

Subprocesos operacionales

Son los que transforman las solicitudes de los usuarios internos en bienes o servicios suministrados, y son el núcleo del servicio. Estos son:

• Del proceso Aprovisionamiento de Bienes y Servicios: Subproceso Planeación de compras de bienes y servicios, y subproceso Ejecución de compras de bienes y servicios.
• Del proceso Gestión de Viajes: Solicitud y aprobación de viajes.
• Del proceso Gestión de contratos y convenios: Generación de contratos, y Administración de contratos y convenios.

Procesos o subprocesos de apoyo 

Son los que prestan soporte, generando recursos para asegurar los subprocesos operacionales. Estos son:

• Proceso Selección, contratación en inducción
• Proceso Formación Administrativa y Desarrollo
• Del proceso Gestión de Gobierno de TICS: subproceso Entrega y soporte de TICs.

Subproceso de direccionamiento y control

Es el subproceso Gestión de la Calidad Organizacional, del proceso Gestión de Mejoramiento Organizacional,es el que genera los lineamientos para planificar, estructurar, evaluar, retroalimentar y mejorar el desempeño del sistema.

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DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Tenga en cuenta su disponibilidad presupuestal antes de elaborar la solicitud de compra; si la solicitud va cargada por una cuenta distinta, o no cuenta con saldo disponible, la solicitud será devuelta.

Valide las cuentas de cargo de cada línea y de ser necesario cambie el centro de costo (en los casos que se maneje más de uno).

Realice el proceso de control de fondos antes de enviar a aprobación la solicitud de compra.

ARTÍCULOS DE COMPRA

Procure seleccionar los artículos que hacen alusión directa a su necesidad; en caso de no encontrarlo o requerir creación, comuníquese con el área de compras.

Puede usar la opción de Solicitudes No de Catálogo, en cualquiera de las categorías disponibles, para hacer solicitudes por artículos o servicios específicos

Procure no mezclar conceptos no relacionados en una misma solicitud; esto genera retrasos en la revisión y asignación de las solicitudes y posteriormente inconvenientes en la consulta.

INFORMACIÓN DE LA SOLICITU DE COMPRA

No olvide incluir una descripción adecuada para la solicitud de compra (p. ej. Pedido de papelería mes de abril). Esto facilita la asignación de las solicitudes y su posterior consulta.

Incluya la información relevante para el trámite; esto puede hacerse en los anexos de solicitud o de línea. De igual manera, debe ser precisa la justificación de la compra o servicio; en caso de no ser clara se devolverá la solicitud de compra.

En cuanto a las solicitudes de servicio, ajustar el nombre del solicitante para la recepción. En caso de no incluirlo, se devolverá la solicitud de compra para ajuste.

APROBACIÓN DE SOLICITUDES

Por favor tener en cuenta el tiempo máximo de 3 días acordado para la aprobación de solicitudes de compra. Salvo que exista una justificación de peso, la solicitud que no sea aprobada en este lapso será cancelada por el Jefe de Compras.

Haga seguimiento del trámite de sus solicitudes; el sistema le permite conocer el estado en todos los pasos del proceso (orden de compra, recepción, factura y pago)

Si se presenta algún cambio en su solicitud, o se requiere aclarar información, por favor comuníquese con el Analista de compras para las indicaciones respectivas.

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• * En estas compras, se debe adicionar el tiempo de entrega del proveedor.
• ⁽¹⁾ El tiempo previo de elaboración de la solicitud para que el trámite se haga dentro de los plazos y los auxilios sean girados a tiempo, debe ser de mínimo 13 días
• ⁽²⁾ Tiempo de trámite desde la recepción del soporte respectivo, con la salvedad que la solicitud debe estar aprobada. En el caso de contratos de prestación de servicios, la solicitud y los documentos deben entregarse mínimo 13 días antes del inicio del contrato. 

OBJETIVO

Aplicar los lineamientos a tener en cuenta, para la gestión de los trámites de viajes nacionales e internacionales, relacionados con los eventos, de los funcionarios y contratistas de la Universidad Jorge Tadeo Lozano 

ALCANCE DEL PROCESO

El proceso empieza desde la solicitud formal del viaje, mediante el diligenciamiento del Formato de Solicitud de Viajes, con la previa revisión del Jefe hasta la gestión de compra y finaliza con la legalización de gastos de viaje.

Dentro del proceso se definen los siguientes lineamientos:

• * Tipos de gasto aprobados dentro de los gastos de viaje.

• * Tarifas establecidas por criterios como: categoría del solicitante, lugar de destino, valores autorizados. A partir de esta información se define el máximo valor a entregar al funcionario. 

• * Otros gastos que la Universidad reconocerá como Gasto de Viaje

• * Gastos no reconocidos

• * Desplazamientos en municipios de Cundinamarca y departamentos vecinos.

• * Tipos de moneda autorizados

• * Políticas para cancelación de viajes por motivos personales o laborales

El detalle del proceso puede ser consultado en la ficha técnica, que podrá consultar en iSolución bajo el código FTC-GOP-GVI-001.

LEGALIZACIÓN

Esta es una de las actividades nuevas del proceso, la cual se definió principalmente para que los auxilios entregados a los funcionarios no afecten su base de cálculo para la Declaración de Renta. Se resume a continuación:

• Una vez la solicitud de viaje haya sido aprobada, el funcionario imprime la carta de autorización de descuento por nómina, que viene dentro del archivo.
• Debe validar el valor autorizado como auxilio de traslado; este dato debe ser diligenciado en el espacio establecido dentro de la carta. Finalmente debe firmarla y entregarla físicamente en la jefatura de compras, para poder solicitar el giro del auxilio a Contabilidad. 
• Una vez realizado el viaje, debe hacer la legalización del anticipo, de acuerdo con los lineamientos del sub-proceso de legalización de anticipos.

De conformidad con los estatutos, la suscripción de contratos en nombre de la Universidad, es competencia de la Rectora como Representante Legal y del Representante Legal Suplente.

· Las solicitudes de un contrato o convenio deben contar con la siguiente información:

• Objeto. 
• Duración.
• Valor (discriminando impuestos) y forma de pago (por cuotas, porcentajes o si requiere anticipo) si es el caso.
• Nombre de las partes (representante legal), interventor (si aplica) y acta del comité correspondiente. 
• Programas o dependencias de la Universidad involucradas.

· Documentos que se deben adjuntar a la solicitud: 

• Formato FOR-GOP-GCC-001 “Solicitud elaboración de contratos” diligenciado.
• Certificado de Existencia y Representación Legal con vigencia no mayor a un mes. 
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía de las partes o representantes legales. 
• Registro Único Tributario - R.U.T. (Si aplica)
• Orden de compra o Acta del Comité.
• Documentos equivalentes para contratos con extranjeros.
• Propuesta o invitación a contratar (Si aplica)

· Las garantías a favor de la Universidad deben amparar:

• El cumplimiento general de obligaciones.
• Amparo de pago anticipado
• El pago de salarios y prestaciones sociales.
• Responsabilidad civil extra contractual.
• La calidad de los bienes o servicios.
• Cualquier otra que se considere apta para garantizar el cumplimiento o evitar perjuicios patrimoniales a la Universidad

· Las solicitudes para la suscripción de Carta Aval deben contar con la siguiente información:

• Soporte de la convocatoria donde se especifique claramente el número de la convocatoria y los términos y condiciones.
• Presupuesto aprobado.

Para mayor información consultar la Ficha técnica del proceso Gestión de Contrataciones y Convenios FTC-GO-GAB-001 

· Todos los otro sí o modificaciones a contratos deben seguir los pasos establecidos en el proceso y deberán presentar la documentación necesaria para hacer la renovación del contrato o convenio.

Así mismo, se ha definido que el tiempo estándar para la Generación de los contratos de suministro es de 17 días teniendo en cuenta los tiempos estimados de aprobación y revisión de los diferentes involucrados en el proceso.