"La Certificación de Calidad es un paso para la Reacreditación": Rectora de Utadeo
Como un paso hacia la Reacreditación Institucional calificó la rectora de Utadeo, Cecilia María Vélez White, la Certificación de Calidad ISO 9001: 2008 para el Servicio de Adquisición y Entrega de Bienes y Servicios, concedida a la Universidad, por un periodo de tres años, por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec), el pasado 1 de marzo: “esta acreditación es una muestra del mejoramiento administrativo de la Universidad de cara a la Reacreditación Institucional. Esperamos que otros procesos sean certificados antes de la llegada de los pares. Así que no nos vamos a quedar quietos”, puntualizó Vélez. La Certificación otorgada por el órgano de normas técnicas cuenta con una convalidación internacional en más de 150 países, gracias al Certificado IQNet.
La Certificación se da luego de surtir todo el trámite de auditoria, el cual arrojó un resultado satisfactorio de cero no conformidades. Lo anterior, se enmarca en la línea de Gerencia Eficiente e Innovadora, que ha establecido como objetivo estratégico “mejorar la gestión eficiente a través de certificaciones de la calidad”, lo cual permite fortalecer el servicio educativo instaurando herramientas para gestionar las actividades académicas y administrativas, con el fin de apoyar la Acreditación de Alta Calidad y consolidar así el Sistema de Gestión de Calidad.
Al respecto, Carlos Bahamón, director regional del Icontec, sostuvo que “este reconocimiento pone en evidencia el esfuerzo realizado por la Universidad por trabajar por la calidad y el mejoramiento continuo. El certificado que entregamos el día de hoy, bajo la Norma ISO 9001, lo que busca es cómo podemos entregar un buen servicio, cómo podemos tener procesos más adecuados para los temas que tienen que ver con la Tadeo”.
El directivo manifestó su apoyo a Utadeo y recordó que la Certificación de Calidad es tan solo un primer paso hacia el mejoramiento continuo: “estos esquemas nunca buscan la perfección. Siempre habrán cosas por mejorar, aspectos que se tienen que fortalecer. Sin embargo, estas son las herramientas gerenciales necesarias que les permiten como organización poder mitigar el riesgo, identificar en qué se está fallando y cómo mejorar un proceso que le apunte siempre a la calidad no solo hacia el personal interno de la Universidad sino también a los diferentes grupos de interés. Seguramente, ustedes seguirán adquiriendo esa madurez en cada uno de los procesos que se imparten en la Universidad. Hoy arranca este proceso, el cual es de nunca acabar. La calidad siempre tiene aspectos a mejorar”, añadió Bahamón.
Dentro de las principales ventajas que trae consigo esta Certificación de Calidad bajo estándares internacionales se encuentran la mejora de la satisfacción y la confianza de los usuarios de los servicios, el aumento en la eficacia y eficiencia en la gestión de los procesos, la centralización de la información de los procesos y manejo de documentos, la planificación y seguimiento de actividades, mejora continua de los procesos y una mayor participación y compromiso por parte de los trabajadores con la Universidad: “el proceso mejora en el sentido que los niveles de servicio se hacen más conocidos para los usuarios, lo que garantiza más agilidad en el suministro de bienes y servicios para la parte administrativa, como por ejemplo elementos para el trabajo, papelería, muebles y equipos de oficina”, comenta Lina Cepeda, directora Jurídica de Utadeo.
El alcance de esta certificación incluye los procesos de Gestión de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, Gestión de Viajes y Gestión de Contrataciones y Convenios, y es el resultado del trabajo de la reorganización institucional iniciada en el 2012, en la que paulatinamente se han ido diseñando e implementando procesos tanto misionales como de apoyo.
Así mismo, progresivamente se irá ampliando el alcance de la Certificación bajo la norma ISO 9001:2008 a otros procesos y servicios de la Universidad que se encuentren en un estado de seguimiento y mejoramiento. Adicionalmente, el servicio que se certificó, se deberá seguir fortaleciendo para mejorar la satisfacción de los usuarios y así demostrarlo durante la auditoria de seguimiento, que se recibirá en el segundo semestre de este año: “generalmente se continúa en la búsqueda del mejoramiento de la calidad. Son sistemas vivos que tienen que moverse de acuerdo al dinamismo de la Universidad. En este momento, la versión que está certificada es la del 2008, pero esta tuvo un cambio en octubre del 2015. Entonces, seguramente Utadeo tiene que llevar a cabo todo un proceso de transición a la nueva versión”, recordó Bahamón.
Así obtuvo Utadeo la certificación ISO 9001: 2008
Los días 14 y 15 de diciembre, el Icontec realizó la auditoria de otorgamiento para certificar el Servicio de Adquisición y Entrega de Bienes y Servicios en la Universidad, bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, como parte esencial del Sistema Integrado de Gestión: “el proceso ha venido dándose desde hace cuatro meses. Se ha trabajado con diferentes dependencias de la Universidad, como Dirección Administrativa, Dirección Jurídica, Jefatura de Compras, Dirección de Gestión Humana, Dirección de TICs, Coordinación de Almacén y la Dirección de Desarrollo Organizacional. Hemos contado con asesoría de ellos y el apoyo de las directivas como los principales promotores de este proceso. Es un poco mirar el cambio en la cultura del trabajo, llegar al punto que trabajar con calidad nos lleva a cosas muy buenas, en pro de brindarle a las dependencias unos buenos resultados, de atenderlos en lo que se requiere y también significa un cambio de mentalidad", comentó José Luis Valbuena, jefe de compras.
En el año 2013 y 2014 se realizaron todas las actualizaciones del Sistema de Información Oracle, para apoyar la operación de los procesos financieros y administrativos, por lo que fue necesario rediseñar los esquemas de operación, realizar capacitación en sistemas de información, procesos y medición de indicadores, actualizar perfiles de la planta de personal y reorganizar la estructura de las áreas involucradas.
En el 2015, se inició la alineación de dichos procesos, relacionados con el Servicio de Adquisición y Entrega de Bienes y Servicios con el modelo de gestión de la ISO 9001:2008, asegurando la adecuada planificación, implementación, seguimiento y mejora continua: “la Universidad inició con un proceso de capacitación de sus auditores, después implementó su sistema de gestión, se realizaron unas auditorías internas con el personal de la Tadeo, y una vez la Universidad se siente preparada para la visita de un externo, en este caso Icontec, se lleva a cabo la visita, demostrando que los resultados son satisfactorios”, indicó Bahamón.
Dentro de las fortalezas destacadas durante la auditoría se resaltaron: la importancia de la Planeación Estratégica 2015 – 2020, la implementación de un seguimiento gerencial a los avances periódicos, incorporando mejores prácticas, la consolidación de todos los procesos para el fortalecimiento de las facultades, el objetivo del proceso enfocado al aseguramiento en la adquisición, administración y control de los bienes y servicios, considerando la mejor opción de compra en el mercado, el establecimiento de los lineamientos y directrices para la gestión de los trámites relacionados con los viajes, la importancia del objetivo de integrar equipos de alto desempeño con el fortalecimiento del proceso de selección por méritos y el objetivo de responder efectivamente a los requerimientos y objetivos estratégicos de la Universidad, en cuanto a los servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones: “estamos pasando de un trabajo administrativo por funciones a un trabajo administrativo por procesos. Allí, pasa gran parte de la gestión transparente de la Universidad, así que yo los felicito tanto a los que participan en el proceso como a los que ayudaron”, finalizó la rectora.
Estas fueron las reacciones de la comunidad tadeísta en torno a la certificación
Orgullo y felicidad fueron las principales emociones que rodearon la entrega de esta certificación. Para Camilo Arturo Suárez, representante de los estudiantes al Consejo Directivo, “lo que se avala es la calidad que se ha venido trabajando en la Universidad, al tiempo que se demuestra la importancia de seguir avanzando, pues es un proceso dinámico”. El estudiante, invitó a sus compañeros a interesarse más por este tipo de escenarios que directamente los beneficia.
Por su parte, Victoria Eugenia Mena, representante de los profesores al Consejo Directivo, mencionó que este tipo de certificaciones abren el camino a la Universidad en el plano internacional: “con esta certificación se garantiza la articulación de una serie de procesos que facilitan la vida de todos en la Institución, de cara a la Reacreditación”.
Finalmente, el presidente del Consejo Directivo, Jaime Pinzón, y la rectora de Utadeo, extendieron una felicitación a los funcionarios que hicieron posible este logro: “es muy importante que hagamos un reconocimiento a lo que se ha venido haciendo. El trabajo administrativo no siempre lo reconocemos y este proceso de mejoramiento continuo que emprendió la Universidad hoy tiene un primer reconocimiento con esta acreditación del Icontec”, resaltó Vélez.
