Utadeo es reconocida como caso exitoso en la implementación de procesos de Gestión Documental

_{César Santos, Coordinador de Sevicios Universitarios y Reynaldo Hernández, gerente de ventas de Ricoh-Colombia}

Para la Universidad estar a la vanguardia de procesos tecnológicos es uno de sus ejes centrales. La transformación digital tiene como propósito desarrollar entornos digitales donde la comunidad tadeísta es el centro. El pasado jueves 16 de febrero se llevó a cabo un conversatorio en el que Utadeo obtuvo este reconocimiento.

La subsidiaria Colombia, de la empresa Ricoh desde su área especializada en Educación, destacó a la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano como caso exitoso, gracias a la implementación de una de sus soluciones de software, DocuWare, una herramienta creada para la Gestión Documental. A este conversatorio asistieron representantes de algunas instituciones como la Universidad de los Andes, la Universidad del Rosario, la Universidad Central, entre otras, donde César Santos, Coordinador de Servicios Universitarios de Utadeo, explicó en su ponencia cómo se lleva a cabo -desde hace más de 20 años- la ejecución y consolidación del Sistema de Gestión Documental en nuestra institución. 

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Santos explicó en su ponencia que la idea de utilizar esta herramienta es generar una transversalidad en los procesos y apalancar una experiencia eficaz de los usuarios. La implementación de este Sistema de Gestión Documental se viene trabajando en un entorno seguro, con autenticaciones y permisos creados para perfiles de acceso específicos con firmas, sellos y estampas electrónicas, enmarcadas dentro de la legalidad.

Los beneficios más relevantes de la implementación de DocuWare para Utadeo son:

• La digitalización de más de tres millones de documentos en áreas como recursos humanos, contabilidad, gestión financiera, entre otros.
• El almacenamiento de estos archivos permite dar acceso a más de 800 usuarios y así liberar más de 300mt2 en espacios de la Universidad.
• La eliminación de 20 toneladas de papel y el reciclaje de 8.800 resmas, evitando así la tala de 517 árboles.

 

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Un poco de historia

Desde 1999 la Universidad concentró su interés en consolidar el archivo institucional iniciando con los documentos académicos que había hasta ese momento. Desde que llegó el sistema DocuWare, se utilizó para digitalizar los expedientes estudiantiles, pasando por los soportes del proceso de inscripción, admisión y matrícula hasta las calificaciones y las actas de grado. La idea fue facilitar el trabajo y, a través de esta digitalización, permitir a toda la comunidad, acceder a los archivos de manera segura y eficiente.