La Oficina de Admisiones de la Tadeo, equipo de trabajo que evidenció mejoras exitosas en la ejecución de su trabajo, recibió el Premio Mejores Prácticas, dentro de la categoría Gestión de la Calidad, un reconocimiento que destaca los aportes significativos al mejoramiento de procesos en cuanto a optimización de actividades, incorporación de herramientas tecnológicas, análisis de información para toma de decisiones y disminución en tiempos entre muchas otras posibilidades.
Aplican a este premio los equipos de trabajo de todas las áreas administrativas y académico- administrativas, entendiendo que un equipo de trabajo está conformado como mínimo por dos personas de la misma área o de diferentes áreas.
Por iniciativa propia, los integrantes de este equipo propusieron y demostraron que era posible hacer más ágil el proceso de admisiones.
Es un equipo de trabajo idóneo, responsable y comprometido en el mejoramiento de su tarea, que implementó el proceso de admisión para aspirantes a ingresar a la Universidad a través de la página web, de tal manera que hoy el aspirante sabe en menos de tres días si fue admitido y puede imprimir y pagar su orden de matrícula.
Actualmente trabajan en incluir los descuentos en la orden de matrícula de los aspirantes para evitarles el esfuerzo adicional de hacer este trámite en otras oficinas.
Adicionalmente, implementaron la fotografía digital, la digitalización de documentos que se incluyen en el sistema Docuware, la recepción de documentos a través de medios electrónicos y, con el apoyo de Tesorería, el pago PSE.
“Todo era muy manual. En el proceso de inscripción, hasta donde yo recuerdo, se hacían filas gigantes, radicaban la documentación y tenían que sacar listados para poder obtener los resultados. En la actualidad esos procesos quedaron atrás, ahora se realizan mediante un proceso sistematizado y moderno a través de la página web y al igual que la descarga en la digitación que se hacía operativamente en la oficina se hace mucho más ágil porque es arrastrar la información de la web directamente al sistema académico de la Universidad. El tiempo que dedicamos a este propósito fue satisfactorio, ahorra costos y el margen de error se redujo considerablemente y es un beneficio para nosotros a no tener que enfrentarnos a esos posibles choques con los usuarios.”